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      一、公共交流信函的概念與特征

        商務信函書信是日常生活中常用的文體,是用以交涉事宜、傳達信息、交流思想、聯絡感情、增進了解的重要工具。書信一般可分為商務信件或公函(Business Letter or Official Correspondence)和私人信件(Private Letter)兩大類。值得注意的是,英語書信的寫法與漢語書信有一些明顯區別,應特別加以區分。英語書信通常包括下面幾個組成部分:信端、信內地址、稱呼、正文、結束語、簽名、附件、再啟等。下面我們將逐個進行介紹。

        1、商務信函信端(Heading)   信端即信頭,一般包括寫信人的地址和寫信日期。一些正式信函的信端還包括發信人或單位的電話號碼、電報掛號、電傳、傳真和郵政編碼等。 西方國家中有些信端甚至還有單位負責人的姓名、職務和職稱等。 信端的目的是使收信人一看便知道書信來自何處,何時發出,便于復信和查閱。用一般的信紙寫信時,信端應寫在信紙的右上角,若字數較多,可從信紙中間或偏右的地方寫起。若字數較少,可適當多向右移一些,使整個信端的重心落在右上角。

        商務信函信端的寫法主要有并列式和斜列式兩種。從目前情況來看,前者更為常用。采用并列式時,每行開頭要左對齊;采用斜列式時,每行開頭逐次向右移二三個字母的距離。例如:

       。1)并列式   16 Fuxing Street   Haidian District   Beijing   Post Code: 100035People’s Republic of China   Tel: 63211234   Aug. 20, 2004

       。2)斜列式(Indented Form)   16 Fuxing Street    Haidian District    Beijing    Post Code: 100035    People’s Republic of China    Tel: 63211234    Aug. 20, 2004

        寫信端時,先寫發信人的地址,地點的名稱按由小到大的順序排列,然后是其它項目和發信日期。具體次序是:第一行寫門牌號和街名;第二行寫區名、市(縣)名、。ㄖ、邦)名,往國外寄的信,還要寫上國家的名稱;國家名稱的前面加上郵政編碼,其后可寫上電話號碼,最后一行寫發信日期。如果寫信人的地址是機關單位的名稱,則將其作為第一行。如果寫信人的單位沒有門牌號碼和街名,則第一行可寫上所在班級或專業組的名稱;第二行寫系、科、室名稱;第三行寫學校名稱;第四行寫市(縣)、。ㄖ荩┟Q;然后再寫郵政編碼、國名、電話號碼、發信日期等項。

        如果使用標點符號,則在每行末尾加逗號,最后一行的末尾加句號。但當前的信件中行末大都不加標點符號,但在每行之內該用標點符號的地方,仍要用標點。特別要注意的是,門牌號碼和街名之間要加逗號。月份和日期之間不可用逗號。在西方國家,城市名稱之后往往寫有字母或數字(如 New York, 103),表示城市的郵政編碼。   關于發信日期的寫法,應注意以下幾點:  、倌攴輵耆珜懗,不能簡寫。  、谠路菀糜⑽拿Q,不要用數字代替。  、墼路菝Q多用公認的縮寫式。但 May, June, July, 因為較短,不可縮寫。  、軐懭掌跁r,可用基數詞1,2,3,4,5,……28,29,30,31等,也可用序數詞 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, ……28th, 29th, 30th, 31lst等。但最好用基數詞,簡單明了。

        日期可有下列幾種寫法:  、 Oct. 20, 2004  、 10 May., 2004  、 3rd June, 2004  、 Sept. 16th, 2004   其中,①最為通用。

        2、商務信函信內地址(Inside Address, Introductory Address)   信內地址收信人的姓名和地址,寫在信紙的左上角,從信紙的左邊頂格開始寫,低于寫信人地址和發信日期一二行,也分并列式和斜列式兩種,但應與信端的書寫格式保持一致。其次序是,先寫收信人姓名、頭銜和單位名稱,占一二行,然后寫地址,可占二至四行,例如:

       、俨⒘惺   Ms. Joanna Kerry   Peking University   Haidian District, 100871   Beijing   China

       、谛绷惺   Ms. Joanna Kerry   Peking University   Haidian District,100871   Beijing   China

        3.商務信函稱呼(Salutation)   對收信人的稱呼應自成一行,寫在低于信內地址一二行的地方,從信紙的左邊頂格開始寫,每個詞的開頭字母要大寫,至于末尾處的符號,英國人用逗號,但美國和加拿大英語則多用冒號。稱呼用語可視寫信人與收信人的關系而定。給外國人寫英文信時,稱呼用語要注意以下幾點:

       、賹]有頭銜的男性一般稱呼 Mr. 。Mr. 用在姓氏之前或姓氏和名字之前,不可只用在名字之前,例如對的稱呼,應該是:Mr. 或 Mr. White, 不可是:Mr. Phil。若稱呼多個男性,則在姓名前用 Mr. 的復數形式 Messrs. 。對一般以人名為名稱的公司和企業常用這種稱呼,例如:Messrs. Black and Brothers 布萊克兄弟公司。

       、趯ε砸话惴Q呼 Mrs., Madam 或 Miss。Mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前,或姓氏和名字之前,一般不用在名字前 Madame 此詞可以單獨使用或加在丈夫的姓名之前 Mrs. 沒有復數形式。若稱呼多個女性,則在姓名前用 Mme. 的復數形式 Mmes. 而對以女子名字為名稱的公司、企業可用 Mesdames 稱呼。 Miss 多用于未婚女子,此詞可縮寫為 Ms ,用于姓氏之前或姓氏和名字之前,一般不用于名字之前。

       、蹖κ招湃说姆Q呼,也可用頭銜或職位的名稱,不分性別。例如 Professor (縮寫為 Prof.),Doctor (縮寫為 Dr.), General (縮寫為 Gen.) 。這些稱呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前,如 Prof. (Phil)White等。

       、軐ν夤袑κ招湃说姆Q呼,可用 Gentlemen (而不是 Gentleman),Dear Sir (s)和 My dear Sir(s)等。Gentlemen 之前不能加 Dear, 后面也不能帶姓名。用 Sirs 時,前面常用 Dear 一詞,但也可單獨用 Sir。若收信人是婦女,則無論已婚或未婚,都可單獨使用 Madam 或其復數 Mesdames。

       、輰ν鈬呒壒賳T的稱呼,如國家元首、政府首腦、部長、大使、公使和特使等,可用(Dear)Sir, (Dear)Mr. Chairman,(Dear)Mr. Premier, (My dear)Mr. Ambassador,Your Excellency (復數為 Excellencies)。

       、迣髦茋业膰鹾突实鄣饶行跃,可以 Sir 稱呼,對女王、女皇和皇后等女性君主,可用 Madam 稱呼。有時也用 Your Majesty 稱呼以表示?蜌夂妥鹁碮our Majesty 可兼指男性和女性,其復數為 Your Majesties。

       、邔ν跏页蓡T,如太子、王子、親王和公主等,一般可用(Dear)Sir 或(Dear)Madam 但在正式尊稱時,一般用 Your Highness (復數為 Highnesses)。

        收信人稱呼   先生(男人)Mr./Esq.   夫人(已婚)Mrs.   小姐(未婚)Miss   夫人、小姐統稱Ms.   夫婦倆人Mr.and Mrs.   兩位或兩位以上男子Messrs   兩位或兩位以上女子(已婚)Mesdames   兩位或兩位以上小姐(未婚)Misses

        常見的頭銜(漢英對照)如下:   教授Professor   博士Doctor(Dr.,Ph.D.)   醫學博士Medical Doctor(M.D.)   總統或校長President   主席或董事長Chairman   副主席或副董事長Vice Chairman   副總統或副校長Vice President   首相Prime Minister   總理Premier   省長或州長Governor   市長Mayor   參議員Senator   大使Ambassador   秘書長Secretary General   一秘First Secretary   二秘Second Secretary   院長Director,Dean   副院長Vice Director   系主任Dean,Head,Chair   館長Chief Librarian,Curator   閣下Excellency   神甫Father  

        4.商務信函信的正文(Body of the Letter)   信的正文每段第一行應往右縮進約四五個字母。在寫事務性信件時,正文一般開門見山,內容簡單明了,條理清楚。在寫私人信件時,信寫好之后若有什么遺漏,可用 P. S.表示補敘。

        5.商務信函結束語(Complimentary Close)   結束語是寫信人表示自己對收信人的一種謙稱,只占一行,低于正文一二行,從信紙的中間或偏右的地方開始寫。第一個詞的開頭字母要大寫,末尾用逗號。結束語視寫信人與收信人的關系而定例如寫給機關、團體或不相識的人的信,一般用:   Yours (very) truly, Yours (very) faithfully,Yours (very) sincerely, 等等。

        寫給上級和長者的信一般可用:   Yours (very) respectfully, Yours (very) obediently, Yours gratefully, Yours appreciatively, Your obedient servant, 等等。

        寫給同志或同事的信一般可用:   Fraternally yours, Comradely yours,等等。

        寫給熟人或朋友的信可用:   Yours, Ever yours, Yours affectionately, As ever, Yours sincerely Yours devotedly, (Most) Fondly yours, Yours excitedly, Intimately yours,等等。

        寫給親屬或摯友的信一般用:   Yours, Ever yours, Yours as ever, As ever, Yours affectionately, Lovingly yours, (Much) Love, With Love,Lovingly, Your loving son, Your most affectionate, Your devoted friend, Devotedly, 等等,意即:“您的”、“永遠是您的”、“您的親愛的”、“您的愛子(孩子、姐妹、侄、侄女、祖母)” 、“您的摯友”等。

        寫給摯友的信有時也可用:   Yours hurriedly, Yours hastily, Yours in haste, 等等。

        寫信給摯友,表示歉意時,可用:   Contritely yours, Regretfully yours, Yours in (with) regret, Yours in (with) deep remorse 等。

        在歐洲一些國家里,多把Yours 放在 sincerely等詞的前面。在美國和加拿大等國,則多用,把 yours 放在 Sincerely 等詞之后。Yours 一詞有時也可省略。

        6.簽名(Signature)   信末的簽名一般低于結束語一二行,從信紙中間偏右的地方開始寫。若寫信人是女性,與收信人又不相識,則一般在署名前用括號注上 Miss, Mrs.或 Ms.,以便對方回信時知道如何稱呼。有的還有署名后寫上自己的職稱、職務或頭銜

        7.附件(Enclosure)   信件若有附件,應在左下角注明 Encl. 或 Enc.。若附件不止一個,則應寫出2(或3,4,5等)Encls.,例如:   Enc: Resume   Encls:Grade Certificate

        8.再啟(Postscript, 縮寫為 P. S.)   再啟部分用于補敘正文中遺漏的話,一般應盡量少用,正式的函件中更應避免使用。

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